Divergências entre Estoque Físico e Estoque Sistêmico

Divergências entre Estoque Físico e Estoque Sistêmico

Quem nunca teve problemas com a divergência física x contábil, ou como chamamos físico x sistêmico? Causa de excesso e rupturas nos estoques. Não conheço nenhuma empresa 100% livre deste problema.

Saber que este problema é recorrente nas empresas às vezes nos deixa muito preocupados com relação a todos os aspectos que envolvem o nosso estoque em nosso segmento tem como pulmão de toda a operação o estoque. No entanto estamos aqui para tentar minimizar este problema e claro mensurar nosso prejuízo com relação a tal falha.

O Estoque físico de mercadorias é aquele que você tem na loja, onde você pode tocar o produto, telo em mãos. Estoque Sistêmico/Contábil é aquele que esta em seu sistema de gestão, o dois devem está iguais, se você tem 50 caixas de biscoito de chocolate fisicamente automaticamente deve ter 50 caixas no sistema.

Existem vários problemas que ocasionam estas divergências e a cada dia nos deparamos com situações diferentes.

A importância da eficiência no controle do estoque esta justamente na identificação. Quero dizer que se você identifica estas anomalias é porque já tem conhecimento das ferramentas de mensuração para encontrar e principalmente corrigir a divergência.

 No inicio do artigo me referi a dois extremos que são o excesso e a ruptura nos estoques, este é um dos problemas causados pela má gestão de estoques.

O excesso pode ser ocasionado por conta do sistema está informando que o produto está com 10 unidades e automaticamente você precisará pedir mais 40 unidades, no entanto o estoque tem 35 unidades, ou seja, 25 unidades a mais. Com isso o estoque ao invés de ter 50 unidades terá 75, portanto teremos um excesso já que só seria necessário 50 unidades, isto vai apenas aumentando até que seja identificado.

Um caso de ruptura por conta da divergência físico x sistêmico é justamente o contrario do citado acima, o sistema mostra que tem a quantidade ideal para suas movimentações, mas física não existe.

Para solucionar este e outros problemas relacionados você deve primeiramente ter um bom sistema de gestão, no qual lhe dê relatórios de itens sem movimentação, que nada mais é do que um relatório com todos os produtos que estão sem vendas ou qualquer outro tipo de saída.

O relatório de Itens sem Movimentação lhe dá um norte com relação à ruptura, muitas vezes temos um item no sistema com um mil unidades e este item vende diariamente cem unidades, mas não vende nenhum há sete dias. Este é um problema recorrente visto que se o comprador se não for sinalizado pelo sistema de que está no momento de uma próxima compra o mesmo não poderá realizar a negociação.

Os itens sem movimentação devem ser auditados pela equipe de prevenção de perdas, ou seja, o profissional deverá contar um por um os itens que constam neste relatório e logo após o sistema deve ser ajustado.

No inicio faça esta rotina ao menos uma vez a cada sete dias, mas quando você estiver com um maior nível de maturidade o intervalo deve ser diminuído, até chegar a um nível aceitável pela sua direção. Não posso aqui determinar este nível, pois vai depender muito do tamanho da sua loja, procedimentos internos, politicas entre outros, mas aconselho ao menos a cada sete dias.

Com relação ao excesso de estoque você deve ter um relatório que eu chamo de Giro de Produtos, neste relatório você tem as vendas, estoque, ultima data de compra, quantidade prevista para entrada e a principal informação a quantidade de dias de venda. Essa ultima informação é justamente a principal, normalmente um estoque deve girar entre 20 e 40 dias dependendo do seu ramo de atuação no varejo, nesta informação você saberá se aquele item que você comprou passará mais do que o estabelecido pela sua empresa para o segmento.

Digamos que temos um item com duzentas unidades e que ele vende uma unidade por dia, automaticamente você terá estoque para duzentos dias, claro que são vários os motivos para isso ter ocorrido, como compra errada, entrada em não conformidade com quantidade recebida, erro administrativo no acatamento da nota. No entanto este problema só será identificado quando você tiver um nível de maturidade maior.

 Para começar você deve fazer o mesmo trabalho auditar os itens que estão acima do giro estabelecido pela loja, ou seja, todos os itens que estão com os dias de venda muito acima do normal. Ao iniciar este processo você ira identificar os porquês e assim poder mensurar e solucionar os problemas encontrados. O mais importante é assim que fizer as auditorias automaticamente o sistema também deve ser acertado.

Garanto que não esgotei aqui os problemas com relação às divergências entre estoque físico e estoque contábil, portanto convido a todos a deixar nos comentários no Facebook e também no Linkedin algum problema que você já passou no seu dia a dia.

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