Entrada de Notas Fiscais

Entrada de Notas Fiscais

Sabemos da grande importância do setor de recebimento de mercadorias, é em nossas docas que chegam toda a matéria prima, insumos e produtos acabados para que sejam ou utilizados dentro de nossa empresa, ou para que sejam comercializados em nosso piso de vendas.

Dentro da cadeia varejista existem diversos processos que nós habitualmente já estamos acostumados, podemos até dividi-los em dois grandes grupos o grupo Administrativo e o grupo Operacional, gosto de usar apenas estas duas terminologias para facilitar o entendimento de todos os níveis da empresa, ou seja, ao invés de tratar financeiro, contabilidade, TI entre outros, com esse processo tudo fica mais simples.

O processo que estou trazendo é justamente o que inicia todos os processos administrativos, isto mesmo, o setor de entrada de notas fiscais e acatamento de notas ficais, porque eu coloco entrada e acatamento, justamente porque boa parte das empresas tem o profissional que gera a entrada da nota no sistema e outro profissional que acata a nota no sistema.

Normalmente o profissional recebe a nota fiscal, a nota é dada entrada no sistema, isso gera uma guia cega no qual o conferente a recebe e conta toda a mercadoria, visto que uma guia cega contem apenas a descrição e código dos produtos, ou seja, não contém quantidades, após este processo a guia segue para o responsável pelo acatamento da nota fiscal, que normalmente é outro profissional que digita as quantidades no sistema e o mesmo se encarrega de acatar ou não a nota fiscal, em caso de divergência a nota é conferida novamente, normalmente o processo tem o apoio de um profissional de prevenção de perdas para auditar as divergências.

No processo descrito acima temos um nível de maturidade maior, o que gera menor risco tanto com relação a preços acordados com fornecedor como também quantidades, no entanto temos também que definir processos para quem não tem estruturas e nem condições de ter este processo.

Você pode ter primeiro uma lista dos produtos de alto risco, pois estes fornecedores terão que ser conferidos através de guia cega, o profissional responsável pelas entradas de notas fiscais no sistema deve ter bons conhecimentos com relação a notas fiscais, ou seja, ele deve ter conhecimentos de conferente mesmo, pois sabemos que cada empresa tem definições diferentes para produtos e principalmente quantidades, é tipo o sabão x na empresa balbino vem com 30 unidades na caixa, já na empresa de Antônio vem com 10 unidades na caixa. Portanto é importante que ele saiba ler corretamente a nota fiscal, pois caso no sistema ERP da sua empresa o produto foi cadastrado com 30 e o produto chegou pela empresa Antônio que vem com 10, já vai gerar problemas tanto com relação a margem, como no estoque pois vai entrar no sistema diferente do físico.

Não podemos deixar de falar do retrabalho que também gera um prejuízo e grande, pena que ainda não conseguimos mensurar este numero com assertividade, porém sabemos que é alto.

Outro ponto importante no sistema de gestão existem também vários cadastros de produtos parecidos, o que dificulta e faz com que o processo de entrada de notas fique mais lento, aqui sugiro que você ou utilize um coletor de dados, onde você pode scanear produto a produto e ao finalizar um profissional acata as informações, ou você solicita um item de cada, isso facilita pois no momento da entrada da nota fiscal é só scanear o código de barras do produto e pronto, não precisa pesquisar item por item no sistema o que leva muito tempo, e como sabemos tempo é dinheiro.

Não podemos deixar de ressaltar a importância do cadastro de produtos para o setor de entradas, não só com relação ao fracionamento por caixa, mas sim com relação aos impostos você deve ter uma equipe fiscal/contábil muito focada no cadastro de produtos, pois caso cadastre itens sem ou com algum imposto que não esta em acordo vai gerar perdas para empresa, a questão tributaria pode ser muito diferente de estado para estado.

Mas o mais importante é que você precisa de um ERP, nos dias atuais são poucas as empresas que não tem, até porque só com ele você pode controlar as entradas e saídas da sua loja, não só de mercadorias, mas também financeiras, não dá pra ficarem acompanhando por Excel ou mesmo por Access, as informações devem ser online, fiquem com estas dicas e em breve falaremos mais sobre este assunto, um forte abraço a todos!

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